Digital. Direkt. Intelligent.
Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung!
Wissen. Verwalten. Speichern.
Intelligentes Datenmanagement für Ihren Erfolg!
Ihr Partner im Zeitalter von Big Data.
Digitale Akten - der smarte Weg.
Ihr Partner für intelligentes Datenmanagement
Die Lösungen von smart‑Archive bieten Ihnen einen Komplettservice für die physische und digitale Datenarchivierung ‑ angefangen bei der Aktenerfassung über die Digitalisierung bis hin zur Dokumentenvernichtung.
Akten | Erfassung
Nach dem datenschutzkonformen Transport Ihrer Akten in unser Aktencenter erfolgt die Aktenerfassung.
Hierbei unterscheiden wir drei Kategorien: Akten, die regelmäßig verwendet werden, Akten, die selten verwendet werden, und solche, die fast nie in Gebrauch sind.
So kommt es entweder zu einer sofortigen Digitalisierung inklusive aller Metadaten, zu einer Aktenverwahrung mit Scanning on Demand-Option oder zu einer langfristigen Einlagerung in Archivkartons.
Akten | Digitalisierung
Der Vorteil einer Aktendigitalisierung liegt klar auf der Hand: Schluss mit zeitintensiven Suchen in Papierarchiven ‑ setzen Sie stattdessen auf einen verbesserten Workflow und mehr Wirtschaftlichkeit in Ihrem Unternehmen!
Digitalisierte Dokumente können gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden und bieten zudem zahlreiche nutzerfreundliche Funktionen, die den Arbeitsalltag spürbar vereinfachen.
Akten | Lagerung
Oft werden Unterlagen nur deshalb archiviert, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu entsprechen ‑ hier macht eine Digitalisierung kaum Sinn.
Hierfür bietet smart‑Archive eine sichere sowie gesetzes- und datenschutzkonforme Einlagerung der physischen Akten.
Selten verwendete Akten werden in sogenannten Cubes gelagert, sodass ein problemloser Zugriff per Scan on Demand oder in physischer Form möglich ist.
Akten | Verwaltung
Zur Verwaltung Ihrer digitalisierten Akten können Sie mithilfe der smart‑Archive Software sowohl einen Standard-Viewer als auch unseren Virtual File nutzen.
So erscheinen die Daten entweder PDF-ähnlich oder als 1:1‑Scan der physischen Akte mit gewohnter Struktur.
Clevere Suchfunktionen, digitale Bearbeitungsmöglichkeiten sowie eine nahtlose Integration von digitalen und physischen Elementen ermöglichen einen reibungslosen Workflow.
Akten | Vernichtung
Sobald die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten ablaufen, wird automatisch eine jährlich Vorschlagsliste zur Aktenvernichtung für Sie erzeugt.
Wenn Sie alles geprüft und die Vernichtung der Akten bzw. Datenträger in Auftrag gegeben haben, werden die Akten gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), DIN 32757 und DIN 9001 vernichtet.
Anschließend erhalten Sie ein umfassendes Aktenvernichtungsprotokoll.
smart‑Archive – steht für effizientes Datenmanagement in Ihrer Einrichtung
smart‑Archive setzt auf langjährige Erfahrung, Know-how und modernste Technik. Denn nur so können wir für Sie maßgeschneiderte Lösungen schaffen ‑ mit größtmöglicher Datensicherheit via NetPlans Cloud Solutions, bedienerfreundlichen Systemen und absoluter Transparenz. Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen sind uns genauso wichtig wie der Austausch mit unseren Netzwerkpartnern in ganz Europa
